La planeación estratégica es el proceso a través del cual se declara la visión y la misión de la empresa, se analiza la situación externa y externa de ésta, se establecen los objetivos generales, y se formulan las estrategias y planes estratégicos necesarios para alcanzar dichos objetivos.
La planeación estratégica se realiza a nivel de la organización, es decir, considera un enfoque global de la empresa, como todo planeamiento se hace en una ambiente de incertidumbre es móvil y flexible, cada cierto tiempo se debe analizar y hacer los cambios que fueran necesarios. Asimismo, es un proceso interactivo que involucra a todos los miembros de la empresa, los cuales deben estar comprometidos con ella y motivados en alcanzar los objetivos
Declaración de la visión
La Visión es una declaración que indica hacia dónde se dirige la empresa en el largo plazo, o qué es aquello en lo que pretende convertirse. Visualice con su equipo el estado futuro deseado de la empresa. La visión responde a la pregunta: ?¿qué queremos ser??.
Declaración de la misión y establecimiento de valores
La misión de la empresa es su razón de ser, su propósito. Pregúntese a usted y a su equipo qué creen que el cliente espera de su empresa y exprésenlo en una lluvia de ideas, sin incluir las palabras calidad, precio y servicio, ya que son comodines frecuentemente utilizados, jerarquice las ideas de cada miembro del grupo para llegar a un consenso y redacte la misión con esas ideas. La misión responde a la pregunta: ?¿cuál es nuestra razón de ser??.
Análisis externo de la empresa
Analice y defina los entornos Político, Económico, Social, Tecnológico y Ecológico, que constituyen el análisis de entorno externo de la empresa. Identifique oportunidades y amenazas. Se evalúan aspectos que ya existen, así como aspectos que podrían existir (tendencias).
Análisis interno de la empresa
Consiste en el estudio de los diferentes aspectos o elementos que puedan existir dentro de una empresa, con el fin de conocer el estado o la capacidad con que ésta cuenta, y detectar sus fortalezas y debilidades. Para el análisis interno se evalúan los recursos que posee una empresa, ya sean financieros, humanos, materiales, tecnológicos, etc.
Establecimiento de los objetivos generales
Pregúntese ¿Bajo qué criterios tomamos decisiones? Son los resultados específicos que se desean alcanzar. Deben ser alcanzables, mesurables y cuantificables en un tiempo determinado, para alcanzar la misión. Responde a la pregunta ¿Qué vamos a hacer? Estos objetivos se establecen teniendo en cuenta los recursos o la capacidad de la empresa, así como la situación del entorno.
Diseño, evaluación y selección de estrategias
Defina las estrategias, alternativas o cursos de acción para lograr los objetivos y la misión. Muestran el uso y la asignación de los recursos. Responde a la pregunta ¿Cómo vamos a hacerlo? Para formular la estrategia puede usarse la Matriz DOFA, un marco conceptual para un análisis sistemático que facilita el apareamiento entre las amenazas y oportunidades externas con las debilidades y fortalezas de la organización.
- se evalúa información sobre el análisis externo (la situación del entorno), se evalúa información sobre el análisis interno (los recursos y la capacidad de la empresa), se evalúa el enunciado de la misión y los valores, se evalúan los objetivos, y se evalúan las estrategias que se hayan utilizado anteriormente, hayan tenido o no buenos resultados.
- se diseña una serie manejable de estrategias factibles, teniendo en cuenta la información analizada en el punto anterior.
- se evalúan las estrategias propuestas, se determinan las ventajas, las desventajas, los costos y los beneficios de cada una.
- se seleccionan las estrategias a utilizar, y se clasifican por orden de su atractivo.
Diseño de planes estratégicos
consisten en documentos en donde se especifica cómo es que se van a alcanzar los objetivos generales propuestos, es decir, cómo se van a implementar o ejecutar las estrategias formuladas.
En el plan estratégico se debe señalar:
- cuáles serán los objetivos específicos que permitan alcanzar los objetivos generales.
- cuáles serán las estrategias específicas o cursos de acción que se van a realizar, que permitan alcanzar los objetivos específicos.
- qué recursos se van a utilizar, y cómo es que se van a distribuir.
- quiénes serán los encargados o responsables de la implementación o ejecución de las estrategias.
- cuándo se implementarán o ejecutarán las estrategias, y en qué tiempo se obtendrán los resultados.
- cuánto será la inversión requerida para la implementación o ejecución de las estrategia
Ejemplo desarrollado
En ocasiones, la estrategia se define como adecuación que hace la organización entre sus recursos y capacidades internas y las oportunidades y riesgos creados por sus factores externos. La etapa de adecuación del marco para formular estrategias consta de cinco técnicas que se pueden usar en una secuencia cualquiera: la matriz DOFA, la matriz PEYEA, la matriz de BCG, la matriz IE y la matriz de la gran estrategia.
La matriz de las Amenazas ? Oportunidades ? Debilidades ? Fuerzas (DOFA)
Procedimiento
1. Hacer una lista de las oportunidades externas clave de la empresa.
2. Hacer una lista de las amenazas externas clave de la empresa.
3. Hacer una lista de las fuerzas internas clave de la empresa.
4. Hacer una lista de las debilidades internas clave de la empresa.
5. Adecuar las fuerzas internas a las oportunidades externas y registrar las estrategias FO resultantes en la celda adecuada.
6. Adecuar las debilidades internas a las oportunidades externas y registrar las estrategias DO resultantes en la celda adecuada.
7. Adecuar las fuerzas internas a las amenazas externas y registrar las estrategias FA resultantes en la celda adecuada.
8. Adecuar las debilidades internas a las amenazas externas y registrar las estrategias DA resultantes en la celda adecuada.
La matriz de las Amenazas ? Oportunidades ? Debilidades ? Fuerzas (DOFA)
Procedimiento
1. Hacer una lista de las oportunidades externas clave de la empresa.
2. Hacer una lista de las amenazas externas clave de la empresa.
3. Hacer una lista de las fuerzas internas clave de la empresa.
4. Hacer una lista de las debilidades internas clave de la empresa.
5. Adecuar las fuerzas internas a las oportunidades externas y registrar las estrategias FO resultantes en la celda adecuada.
6. Adecuar las debilidades internas a las oportunidades externas y registrar las estrategias DO resultantes en la celda adecuada.
7. Adecuar las fuerzas internas a las amenazas externas y registrar las estrategias FA resultantes en la celda adecuada.
8. Adecuar las debilidades internas a las amenazas externas y registrar las estrategias DA resultantes en la celda adecuada.
Aplicación de la matriz DOFA
Fortalezas – F
• En la empresa se entiende la planeación estratégica.
• Los objetivos son debidamente comunicados.
• Tiene una buena estructura organizacional.
• La segmentación del mercado es buena.
• Son confiables los canales de distribución.
• Es buena la calidad del producto así como el servicio al cliente.
• Tiene liquidez para solventar sus deudas.
Debilidades – D
• No es alto el ánimo de los empleados.
• Es alta la rotación del personal y el ausentismo.
• No se tiene una eficaz estrategia de promociones y publicidad
• No son eficientes las políticas de control de inventarios.
• No es eficaz la comunicación entre I y D entre otras áreas.
• No se actualizan con regularidad los sistemas de información.
• No existen talleres de capacitación de cómputo a los usuarios.
Oportunidades – O
• Crecimiento constante de la industria del plástico.
• Buenas relaciones con nuestros clientes.
• Participar en la producción de nuevos productos.
• Innovación en nuestros productos.
• Aumentar volumen en la fabricación de película para toallas femeninas
Amenazas – A
• Aumento de compañías extranjeras en México.
• Perdida de clientes.
• Desarrollo de tecnologías con una mayor capacidad de producción.
• Baja de nivel de servicio.
• Competidores con precios más económicos.
• Aumento de calidad de productos sustitutos
Estrategias
Estrategia ? FO
• Planeación estratégica como base para el liderazgo en la industria del plástico
• Crear una mayor variedad de productos
• Aumentar nuestro servicio al cliente
• Ampliar sus mercados.
Estrategia ? DO
• Crear una cultura más sólida para acrecentar nuestro mercado.
• Crear una estrategia de marketing más grande.
• Tener una mejor comunicación con nuestros clientes.
• Capacitar al personal en nuevas áreas del plástico.
Estrategia ? FA
• Segmentar más el mercado
• Aumentar servicio al cliente.
• Desarrollar mayor capacidad tecnológica.
• Aumentar la calidad en los productos.
Estrategia ? DA
• Aumentar comunicación con el servicio al cliente.
• Aumentar la comunicación interna.
• Capacitar a los empleados.
• Incentivar a los empleados.
• Crear una sólida estructura organizacional con base en el trabajo humano.
Ejecución del plan para implementar la Planeación Estratégica
La administración debe participar fuertemente en la ejecución del plan estratégico de la compañía. El departamento de personal, por ejemplo, podría dar pautas importantes si existen políticas de reducción de trabajadores, incentivos por desempeño, capacitación a los empleados, etc. Además cabe recordar que el fin y el propósito fundamental de una compañía es satisfacer al cliente y por tal razón tener empleados comprometidos 100% con una organización, que nunca descuiden al consumidor, es papel primordial para la gerencia.
Cabe resaltar también, que las políticas de personal deben provenir y ser congruentes con la misión y el plan básico de la compañía. Un ejemplo claro sería el de una empresa que realiza políticas de capacitación a sus empleados para que éstos mejoren su toma de decisiones y el esfuerzo en conjunto, así como entender de una manera correcta las necesidades del cliente, desarrollando vínculos con éste y mejorando la delegación de responsabilidades.
Como pudimos apreciar, la anterior fue una cadena derivada de una política de personal que involucra varias estrategias que finalmente llegan a la satisfacción del cliente, objetivo máximo de cualquier empresa. Pero para el éxito de una compañía, no se necesita simplemente contar con la colaboración de la gerencia, esta debe velar porque sus decisiones sean las mejores y sus funciones sean llevadas a cabo con eficiencia.
Para determinar lo anterior, la alta gerencia podría preguntarse cuál debe ser el papel de la administración según la estrategia que se va a seguir. Seguramente el rol que debe tomar es el de contribuir al logro de los objetivos planteados mediante el apoyo a la organización, para alcanzar un uso eficiente y efectivo de todo el personal de la compañía.
Seguidamente la alta gerencia indaga si la administración, está cumpliendo a cabalidad con el rol mencionado anteriormente verificando sus funciones, la importancia de éstas, qué tan bien se están realizando y si necesitan mejoras, y cómo podrían ser más eficientes si existiera alguna falla.
COMO SE DESARROLLA UN PLAN ESTRATEGICO
Un Plan Estratégico es el documento más importante que debe redactar la empresa.
En él se explica hacia dónde se quiere ir y lo más importante cómo se llegará a los objetivos propuestos .
Hay que tener en claro de que cualquier Plan Estratégico, a medida que se va implementando, necesita de ciertos ajustes, por lo que debe estar sometido a revisiones constantes, fundamentalmente de manos del grupo que lo creó.
A continuación se propone los pasos a desarrollar la Planificación Estratégica de su empresa.
A. Nombre un coordinador o consultor y las personas que conforman el equipo de planificación lo importante es la experiencia en la estructura del plan
B. Comience por declarar la Misión. Toda empresa debe tener su enunciado de Misión, en el cual se describa qué es lo que hace la organización y quiénes son sus clientes.
¿Por qué existe la empresa?
¿En qué sector comercial se desenvuelve?
¿Qué produce, qué servicios ofrece?
¿Qué mercados atiende?,Qué es lo que requieren los clientes de la empresa y de sus directores o ejecutivos?
¿De qué manera logramos reducir la ansiedad, los riesgos, los costos y fracasos e incrementar el placer, la seguridad, la satisfacción, la rentabilidad y el éxito de los clientes? Tenga en cuenta que la declaración de la Misión de su empresa debe ser muy breve y simple, pero debe reflejar todos estos puntos tan importantes.
C.Formule la Visión empresarial especificando qué quiere para el futuro. ¿Cómo quiere que sea considerada su empresa? ¿Qué sueños espera poder realizar? ¿Cómo quiere ser reconocido en el mercado? ¿Qué posición proyecta ocupar en su mercado? ¿Qué stándares de calidad piensa alcanzar?
D. Lleve a cabo una evaluación en relación a su mercado potencial.
¿Cuáles son las principales tendencias (políticas, económicas, tecnológicas, religiosas, sociales, intelectuales, artísticas) que afectan a su negocio? ¿Qué tendencias representan una amenaza para su organización? ¿Cuáles de esas tendencias constituyen una oportunidad?
E. Desarrolle un análisis DOFA de su empresa, en el que quede muy claro cuáles son sus fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.
¿Qué es lo que la empresa hace excepcionalmente bien?
¿Qué es lo que no hace tan bien?
¿Cuáles son los puntos fuertes y las competencias particulares en las que se destaca?
¿Cuáles son, sus puntos débiles y sus falencias? ¿Cuenta con alguna ventaja competitiva especial en el mercado?
F Defina los objetivos de su empresa en el corto plazo y largo plazo.
¿cómo trabajará el próximo año? Piense en objetivos que den respuesta a la necesidad de cambio, que aprovechen las oportunidades externas y mejoren su organización.
¿Qué debería hacer de aquí a tres años? ¿Y en cinco años? Una vez que tenga este punto y el anterior definidos en su totalidad haga un listado por orden de importancia para luego definir los planes de acción.
G. Haga un análisis de los factores que inciden sobre cada Objetivo.
¿Cuáles son los factores que actúan en forma negativa en el logro de ese objetivo específico? Descúbralas para eliminarlas. ¿Cuáles son las fuerzas, factores o actitudes que favorecen el logro de ese objetivo? Busque la manera de potenciar esas fuerzas positivas.
H. Desarrolle Planes de Acción para el logro de cada uno de los objetivos fijados. ¿Quién, dentro de su equipo, aceptará la responsabilidad de asegurar la implementación de cada una de esas medidas? ¿Cuándo y dónde serán implementadas? ¿Qué recursos se necesitarán?
I. Registre cada medida propuesta, por orden cronológico, en un documento a distribuir a cada uno de los colaboradores involucrados en el proceso. A través de reuniones semanales, controle el progreso que se va produciendo en las tareas que debían iniciase la semana anterior y revise las que deberán implementarse en la semana próxima tomando las medidas correctivas que hicieran falta.
Una vez que el Plan esté definido y comience a ser aplicado en su empresa tenga en cuenta que será muy importante auditarlo al cabo de algunos meses junto con el Consultor que trabajó en su confección. Se deben controlar los logros generales alcanzados dentro del Plan y eventualmente se podrán, en base a los resultados, aplicar los cambios que sean necesarios.
