La resultante final de la contabilidad son los estados financieros llamados :
BALANCE GENERAL
Es un resumen de lo que tiene la empresa (activos) , lo que debe (pasivo) y de la participación del propietario en ella (patrimonio)
ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS
Resume el movimiento de la empresa en un periodo de tiempo determinado con el objetivo de conocer si esta obtuvo utilidades o perdidas.
El llevar una contabilidad organizada que permita la elaboración periódica y oportuna de los estados financieros citados resuelve tan solo una parte de problema de información de la empresa
Es importante destacar que la función prioritaria de estos estados lo constituye el proporcionar al propietario un resumen claro y preciso sobre su situación
Al conocer esta información es necesario interpretarla y analizarla adecuadamente . Para poder acometer esta tarea con mucho éxito , el empresario puede recurrir a la técnica de análisis financiero que consiste en relacionar distintas cuentas de los estados financieros con el bjeto de determinar cuáles son los aspectos que están incidiendo positiva o negativamente en el desarrollo de la empresa
BALANCE GENERAL CLASIFICADO
Con el fin de facilitar el análisis e interpretación del balance, cada uno de sus componente se ha agrupado de acuerdo a los siguientes criterios
CLASIFICACION DE LOS ACTIVOS
Los activos de una empresa se clasifican en :
ACTIVOS CORRIENTES : son aquellos que se pueden convertir en efectivo durante el ciclo regular de operaciones de la empresa, que normalmente es de un año Para efectos de su ubicación en el balance general estos deben aparecer en orden de liquidez así:
-CAJA
-BANCOS
-CUENTAS POR COBRAR
-INVENTARIO DE MATERIAS PRIMAS
-INVENTARIO DE PRODUCTOS EN PROCESO
-INVENTARIO DEPRODUCTOS TERMINADOS
-OTROS ACTIVOS CORRIENTES SON : Depósitos a término o CDT , cedulas de capitalización inversiones en bonos siempre y cuando se recuperen en el transcurso de un año a partir de su inversión
ACTIVOS FIJOS :son aquellos activos que cumplen con las siguientes características
-Son de propiedad dela empresa
-Son de naturaleza duradera o son bienes de la empresa que tienen una vida relativamente larga
-No están destinados para la venta , es decir que la empresa no os compró para venderlos como mercancías
-Que sean utilizados en el desarrollo de las actividades de la empresa
Los activos fijos más comunes son :
-MAQUINARIA Y EQUIPOS
- VEHICULOS
-MUEBLES Y ENSERES
-TERRENOSY EDIFICIOS (PROPIEDADES o INMUEBLES )
Es importante recordar que a los activos fijos debe aplicárseles la depreciación
DEPRECIACIÓN : es la reducción del valor histórico de las propiedades, planta y equipo por su uso o caída en desuso , es el desgaste de los activos fijos en su vida útil
La contribución de estos activos fijos a la generación de ingresos de la empresa debe reconocerse periódicamente a través de la depreciación
En la medida en que avance el tiempo de servicio, decrece el valor contable de dichos activos.
La leyes tributarias colombianas establecen una vida legal normal para los activos fijos así:
o Edificios 20 años.
o Muebles y enseres. 10 años
o Maquinaria y equipo 10 años.
o Vehículos 5 años
OTROS ACTIVOSEn esta categoría se incluyen todos aquellos activos que no se pueden clasificar ni como corrientes ni como fijos tales como los gastos pagados por anticipados como intereses , seguros
Los activos totales de una empresa son
ACTIVOS CORRIENTES + ACTIVOS FIJOS+ OTROS ACTIVOS
CLASIFICACION DE LOS PASIVOS
Los pasivos de una empresa se clasifican en :
• PASIVOS CORRIENTES
• PASIVOS A LARGO PLAZO
• OTROS PASIVOS
PASIVOS CORRIENTES se definen como pasivos corrientes aquellas obligaciones que la empresa
Debe cancelar en un plazo menor a un año. Para efectos de su ubicación en el balance general , estos deben aparecer en orden de su exigibilidad ejemplo :
-Sobregiros bancarios
-obligaciones bancarias
-Cuentas por pagar a proveedores
-cuentas por pagar varias
-Prestaciones y cesantías consolidadas
-Impuestos por pagar
PASIVOS A LARGO PLAZO
Como su nombre lo indica , son las obligaciones que deben cubrirse en un lapso de tiempo mayor a un año
Lo mas importantes son
-OBLIGACIONES BANCARIAS
- CUENTAS POR PAGAR
OTROS PASIVOS
Son aquellos que no se pueden clasificar ni como corrientes ni como a largo plazo , tales como :
-Prestamos sin intereses,
-Alquiler de equipos y arrendamiento cobrados por anticipado
PASIVOS TOTALES = PASIVOS CORRIENTES +PASIVOS A LARGO PLAZO + OTROS PASIVOS
CLASIFICACION DEL PATRIMONIO
CAPITAL se define como capital aquella parte del patrimonio aportada por el propietario de la empresa
UTILIDADES RETENIDAS Son las utilidades obtenidas en las operaciones normales de la empresa y que han sido reinvertidas
UTILIDADES DEL PERIODO ANTERIOR son las utilidades obtenidas en las operaciones del mes inmediatamente anterior. Este valor debe coincidir con el valor de las utilidades que aparecen en el ultimo estado de perdidas y ganancias .
De lo anterior se concluye que el patrimonio de una empresa es la suma del acapital mas las utilidades retenidas mas las utilidades del periodo anterior
PATRIMONIO = CAPITAL +UTILIDADES RETENIDAS +UTILIDADES DEL PERIOD ANTERIOR
ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS
Es un estado financiero que muestra e resultado de toda la actividad desarrollada por la empresa en un periodo de tiempo
Para una mejor comprensión puede afirmarse que una empresa industrial se puede distinguir dos funciones básicas :
PRODUCCION
ADMINISTRACION
COSTOS DE PRODUCCION
Para producir un artículo intervienen tres elementos básicos que son
COSTO DE MATERIAS PRIMAS es el costo de materiales que forman parte integral del producto
COSTO DE LA MANO DE OBRA es el salario de los trabajadores que intervienen directamente en la fabricación del producto incluyendo sus prestaciones sociales
GASTOS GENERALES DE FABRICACION están asociados a la producción tales como , los servicios públicos , la depreciación delos activos fijos , arrendamientos y otros materiales como pegantes y lubricantes
GASTOS DE ADMINISTRACION
Son aquellos gastos distintos a los de producción , como el sueldo del gerente, de la secretaria , de mensajero y del contador , los intereses, las comisiones a vendedores , la papelería y útiles de oficina , publicidad
RAZONES FINANCIERAS
El llevar una contabilidad organizada que permita la elaboración periódica y oportuna de los estados financieros resuelve en parte el problema de la información de la empresa .
Es importante destacar que la función prioritaria de los estados financieros lo constituye el proporcionar al propietario un resume claro y preciso sobre su situación
Al conocerse esta información es necesario interpretarla y analizarla adecuadamente
DEFINICION
una razón financiera es una relación entre dos cuentas o grupos de cuentas del mismo estado financiero o de dos estados financieros diferentes
CLASIFICACION DE LAS RAZONES FINANCIERAS
Se dividen en 4 grandes grupos :
RAZONES DE LIQUIDEZ
RAZONES DE ACTIVIDAD
RAZONES DE SOLVENCIA O ENDEUDAMIENTO
RAZONES DE RENTABILIDAD
RAZONES DE LIQUIDEZ
Mide la capacidad del negocio para cancelar sus obligaciones corrientes o a corto plazo
Haciendo uso de sus activos corrientes (efectivo ,bancos, cuentas por cobrar)para cubrir sus pasivos corrientes
Esta razón de liquidez se obtiene del BALANCE GENERAL
RAZON CORRIENTE =
ACTIVOS CORRIENTES
:___________________________
PASIVOS CORRIENTES
PRUEBA ACIDA
ACTIVOS CORRIENTES _ INVENTARIOS
______________________________
PASIVOS CORRIENTES
CAPITAL DE TRABAJO
Concepto de gran importancia para cualquier empresario , ya que le permite conocer la disponibilidad de dinero para adelantar las operaciones del negocio y la capacidad para atender los pasivos
CAPITAL DE TRABAJO= TOTAL ACTIVO CORRIENTE _TOTAL PASIVO CORRIENTE
· Entre mayor sea la diferencia entre activos corrientes y pasivos corrientes mayor es la liquidez
· El empresario no debe tener ni alto ni poco capital de trabajo ya que le representa o recursos ociosos o crear obstáculos a la actividad del negocio
· El capital de trabajo varia dependiendo del tipo de empresa , de su proceso de producción, de la política de ventas
RAZONES DE ACTIVIDAD
· Miden la eficiencia de la inversión en las cuentas del activo corriente
· Esta inversión puede ser alta o baja y para calificarla es necesario conocer el numero de veces que rotan
· Las razones de ACTIVIDAD se obtienen de los 2 estados financieros básicos BALANCE GENERAL y ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS
LAS RAZONES DE ACTIVIDAD MAS IMPORTANTES son
ROTACION DE CUENTAS POR COBRAR
ROTACION DE INVENTARIOS (materias primas, productos terminados )
ROTACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR = CUENTAS POR COBRAR
______________ X # DÍAS DEL PERIODO
VENTAS NETAS A CREDITO
ROTACION DE PRODUCTOS TERMINADOS = INVENTARIO PROMEDIO
_______________________ x # DIAS DEL PERIDO
COSTO DE VENTAS
RAZONES DE SOLVENCIA O ENDEUDAMIENTO
· Mide la participación de los acreedores en la financiación de los activos totales
· Mide la capacidad de pago al corto plazo
· Se considera manejable un endeudamiento del 60 % es decir que de cada 100 pesos en sus activos se adeudan 60 pesos
ENDEUDAMIENTO = TOTAL PASIVOS
___________ X 100
TOTAL PASIVOS
RAZONES DE RENTABILIDAD
Muestra la utilidad sobre las ventas obtenidas en un tiempo determinado
Se considera aceptable a partir del 10 %
RENTABILIDAD SOBRE LAS VENTAS UTILIDAD LIQUIDA
_____________ X100
VENTAS NETAS DEFINICION DE COSTOS
Es el desembolso que tiene que realizar la empresa para que sus actividades se desarrollen normalmente
Generalmente denominamos costo a los gastos y estos podrían ser de manera general
MATERIAS PRIMAS
PAGO DE SALARIOS
GASTOS GENERALES COMO ARRIENDO SERVICIOS, MANTENIMIENTOS
CLASIFICACION DE LOS COSTOS
COSTOS TOTALES : son la suma de todos los costos (costos fijos y costos variables)
COSTOS UNITARIOS :Es lo que cuesta producir un articulo
COSTOS FIJOS : Son los que no varían ante cambios en los niveles de producción y de ventas
Corresponde a
· SALARIOS POR ASIGNACION FIJA
· PRESTACIONES SOCIALES
· PAGO A LA SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES
· GASTOS GENERALES( arriendo , servicios públicos, transporte, papelería mantenimiento de la maquinaria y equipos, depreciación de los activos fijos )
COSTOS VARIABLES Son los que cambian cuando cambia el nivel de producción y las ventas y tiene una relación directa con el producto
Es decir a mayor producción y ventas mayor van a ser estos costos
Corresponde a :
· Materia Primas
· Salario por destajo (Por unidad producida)
· Comisiones por venta
· Trabajos pagados por unidad a terceros
A. IDENTIFICACION , CLASIFICACION Y CALCULO DE COSTOS
Inicialmente se debe elaborar una lista de todos los costos para luego clasificarlos en fijos y variables
Se sugiere llevar un formato por cada relación .p.e
| COSTO FIJOS | VALOR |
| SUELDOS Y SALARIOS | $ |
| PRESTACIONES SOCIALES | |
| ARRIENDO LOCAL | |
| TRANSPORTE | |
| SERVICIOS PUBLICOS | |
| PAPELERIA | |
| MANTENIMIENTO | |
| DEPRECIACON | |
FORMATOS COSTOS VARIABLES
NOMBRE DEL PRODUCTO __________________ UNIDAD DE COSTO______________________
PRECIO DE VENTA________________________ UNIDADES PRODUCIDAS__________________
| MATERIAS PRIMAS | UNIDAD DE COMPRA | COST O DE UNIDAD | UNIDADES UTILIZADAS | COSTO |
| (Nombre de la materia prima) | Kilo, metro, bulto, | (Valor de compra de la unidad de materia prima ) | (Número de unidades que se utilizan en la unidad que se costea) | Resultado de multiplicar el costo de la unidad de compra por el número de unidades utilizadas |
| TOTAL COSTO MATERIAS PRIMAS | $ | |||
| Otros costos variables Salarios por destajo | $ | |||
| Comisiones por venta | | |||
| Trabajos por unidad | $ | |||
| TOTAL COSTO VARIABLES | $ | |||
B. EL MARGEN DE CONTRIBUCION
Definición
El margen de contribución de un empresa es la diferencia entre el precio de venta de un producto y su costo variables
Se le llama margen de contribución porque muestra como contribuyen los productos a cubrir los costos fijos y a generar la utilidad neta que todo negocio persigue
El margen de contribución de la unidad es :
MARGEN DE CONTRIBUCION = PRECIO DE VENTA – COSTO VARIABLE
Igualmente es posible definir el Margen de Contribución Total de la empresa
MARGEN DE CONTRIBUCION TOTAL = VENTA TOTAL - COSTO VARIABLE TOTAL
Con esta fórmula el empresario puede calcular las ventas que tiene que realizar mensualmente para cubrir sus costos fijos y genera utilidad neta
FORMATO PARAEL CALCULO DE MARGEN DE CONTRIBUCION
| PRODUCTOS | UNIDADESDEVENTA POR MES | COSTO VARIABLE DE PRODUCTO | PRECIO DE VENTA DEL PRODUCTO | COSTO VARIABLE TOTAL | VENTA TOTAL |
| ((e coloca el nombre del producto) | (Se coloca el numero de unidades que en promedio vende la empresa) | (Se coloca el costo variable de cada producto) | (se coloca el precio de venta de cada producto) | (Se multiplica el numero de unidades vendidas por mes por el costo variable) | (Se multiplica el numero de unidades vendidas por mes por e precio de venta) |
| TOTALES | | | | (suma de los costos variables de cada producto) | Suma de las ventas de cada producto) |
C. PUNTO DE EQUILIBRIO
El punto de equilibrio en una empresa es igual al nivel de ventas mensuales que esta debe realizar para no obtener ni perdidas ni ganancias
En el nivel de punto de equilibrio las ventas de la empresa solo alcanzan para cubrir los costos totales (Costos fijos mas costos variables con cero perdida y cero utilidad )
Para el empresario es de vital importancia conocer el punto de equilibrio por :
· Le suministra información para controlar los costos
· Le sirve como referencia para planificar las ventas y las utilidades que se desea obtener
· Da las bases para fijarle precios a los productos o servicios
· Con base en los planes de ventas y utilidades se puede calcular las necesidades de dinero para financiar las materias primas , los salarios y otros costos necesarios para la producción
SITUACIONES DE UNA EMPRESA CON RESPECTO AL PUNTO DE EQULIBRIO
1. Nivel de ventas inferior al punto de equilibrio
Significa que la empresa está trabajando a perdida . Las ventas no alcanzan para cubrir los costos totales y por lo tanto financia está perdida aumentando su endeudamiento o disminuyendo su patrimonio .De persistir esta situación por algún tiempo a empresa puede quebrarse
2. Nivel de ventas igual al punto de equilibrio
Significa que la empresa ni pierde ni gana .Las ventas solo alcanzan a cubrir sus costos totales y por lo tanto no se generan utilidades pero tampoco hay perdidas .Es una situación, común en las pequeñas empresas, que no debe mantenerse por mucho tiempo pues las utilidades son necesarias para el desarrollo de los negocios
3. Nivel de ventas superior al punto de equilibrio
Significa que la empresa está generando utilidades .Las ventas cubren los costos totales y además generan un excedente .Es la situación deseable y que deben buscar los buenos empresarios
Formula para el calculo del punto de equilibrio de una empresa
PUNTO DE EQUILIBRIO COSTOS FIJOS MENSUALES * VENTA TOTAL /MARGEN DE CONTRIBUCION
Ejemplo :
Ventas mensuales $ 170.000
Menos costos totales
Costos fijos $ 60.000
costos variables $ 85.000
Costos totales $ 145.000
Utilidad neta mensual $ 25.000
PUNTO DE EQULIBRIO = 60.000 * 170.000 /85.000
Punto de equilibrio = $ 120.000
Esto significa que las ventas actuales son mayores al nivel de punto de equilibrio y por lo tanto obtiene utilidades
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