Es uno de los bienes más preciados para cualquier trabajador Todos los meses la empresa debe rendir cuentas ante sus empleados acerca del salario que les ingresa y esto lo hace a través de la nómina.
En este sentido, la nómina no es más que un recibo donde se informa al trabajador acerca de cómo está estructurado el salario que en su día pactó con la compañía que lo emplea
ESTRUCTURA DE LA NOMINA
Conviene diferenciar dos conceptos :
salario neto Y salario bruto. A grandes rasgos el primero se refiere al sueldo que realmente recibe cada empleado, es decir, lo que efectivamente se ingresa en su cuenta corriente una vez se le han restado las cotizaciones y retenciones al sueldo bruto.
Por su parte, este último es el montante total que percibe el trabajador y sobre el que se deberán practicar las retenciones y cotizaciones. Suele coincidir con la cantidad total que aparece en el contrato y es el tipo de retribución en la que habitualmente se negocian los sueldos.
La mejor forma de entender las cantidades que aparecen en la nómina y su significado es adentrarse en una de ellas y ver cuál es su composición, es decir, cómo está estructurada.
Aunque existen diferencias enla forma de presentar la nómina de cada empresa, el modelo de nómina debe de estar adaptado a la normativa del Ministerio de protecccion
La nómima se puede dividir en varias partes, empezando por su encabezamiento, siguiendo por los devengado, las deducciones, la determinación de las bases de cotización .
1- Encabezamiento
Tiene un carácter principalmente informativo. En ella deben figurar los datos referentes a la empresa y el trabajador.
En lo relativo a la compañía NIT o número de identificación TRIBUTARIA l nombre o razón social y el domicilio completo de la empresa.
Por otra parte, los datos referentes al trabajador deben reflejar su C.C, nombre y apellido, TIPO DE CONTRATO
periodo de liquidación al que se refiere la nómina y que no es más que el plazo o tiempo por el que se está pagando. .
2- Devengado
se informa del salario que percibirá el empleado, los conceptos en los que se distribuye el mismo y las retenciones que se le practicarán. . Se trata de los ingresos del trabajador . Aquí deben figurar de forma clara y separada cada una de las partes del salario neto del trabajador. Y es que las cantidades que se perciben están divididas en diferentes conceptos.
El primero de ellos es el famoso salario base, que se refiere al sueldo sin ningún tipo de aumento por antigüedad, primas u otros complementos salariales y son las deducciones . El salario base es importante puesto que es el que se utiliza, entre otras cosas, para determinar las prestaciones sociales.
3- Deducciones
Tras los ingresos deben aparecer las y deducciones, es decir, los elementos que se restan al salario bruto y que darán origen al salario neto.
Deducción a cargo de la Seguridad Social. 4 % por salud y 4 % por pension
La preparación de la hoja de nómina constituye una función generalmente separada del mantenimiento de los registros que muestran el salario, cargo, tiempo de trabajo, deducciones y devengados, adiciones de nómina y demás datos relacionados con el personal.
REGISTRO Y PROCEDIMIENTO PARA CONTABILIZAR LA NÓMINA EN ADMINISTRACIÓN
Existen pasos fundamentales que son comunes en la mayoría de las organizaciones. al finalizar cada período de pago,(quincenal o mensual)
Mostrar los nombres y remuneraciones de todos los trabajadores.
Número de horas trabajadas, tomadas de las tarjetas de tiempo o de documentos similares.
Separar las horas ordinarias de las extraordinarias, y de aplicar las tarifas apropiadas para cada categoría laboral se tiene el total del salario devengado.
La retención en la fuente,
Aporte a la segurida social (salud y pension)
Valor total devengado para obtener el valor neto.
APROPIACIONES DE NOMINA
Ya se había dicho que la nómina se divide en tres partes importantes: Devengado, Deducciones y Apropiaciones.
En esta oportunidad se profundizará un poco sobre el concepto de apropiaciones. Las apropiaciones de nómina, a diferencia de las deducciones de nómina, en su totalidad están a cargo de la empresa. Es la empresa la que debe apropiar y pagar los diferentes valores por este concepto.
Las apropiaciones de nómina están conformadas por los siguientes conceptos, que son determinados en la Liquidación de la nómina:
Seguridad social.
Salud: La cotización al sistema de salud es de 12.5% del salario base de aportes para el sistema de seguridad social. El empleado aporta un 4% y la empresa aporta el 8.5%, porcentaje último que la empresa debe apropiar en cada nómina y posteriormente consignar a la respectiva entidad de salud a la que este afiliado el trabajador.
Pensión: Por cada empleado se debe aportar por concepto de pensión, un 16% del salario base cotización. El empleado aporta el 4% y la empresa aporta el 12%, valor que mensualmente la empresa debe apropiar y consignar en el fondo de pensiones que el empleado haya determinado.
Riesgos profesionales: La empresa debe afiliar al empleado al sistema de riesgos profesionales, con el objetivo de cubrir los problemas los accidentes o enfermedades que el empleado sufra como consecuencia del ejercicio de su labor en la empresa. El aporte en su totalidad está a cargo de la empresa, y el porcentaje a cotizar está dado por una tabla progresiva según sea el nivel de riesgo que corra el trabajador en su trabajo.
Aportes parafiscales.
Cajas de compensación familiar: Mensualmente la empresa debe pagar por subsidio familiar un 4% del salario base de cotización por éste concepto.
Instituto Colombiano de bienestar familiar: Mensualmente la empresa debe aportar un 3% del salario base del trabajador, con destino al I.C.B.F.
Servicio nacional de aprendizaje: Mensualmente la empresa debe aportar el 2% de la nómina base para los aportes, con destino al SENA.
Prestaciones sociales.
Prima de servicios: Por éste concepto la empresa debe apropiar mensualmente un 8.33% del salario base para el calculo de las prestaciones sociales.
Vacaciones: Cada mes la empresa debe apropiar un 4.17% del valor del salario del trabajador por concepto de vacaciones.
Cesantías: Por éste concepto es necesario apropiar mensualmente el 8.33% del salario del trabajador.
Intereses sobre las cesantías: Los intereses sobre cesantías corresponden al 12% anualmente del saldo acumulado a 31 de diciembre, por lo que se debe apropiar o provisionar el 12% mensualmente o quincenalmente del valor de las cesantías provisionado, según sea le periodo de la liquidación.
Una vez se hayan determinado los valores que se deben apropiar o provisionar, se procede a la Contabilización de la nómina.
Salario básico. 700.000
Comisiones. 100.000
Horas extras. 50.000
Auxilio de transporte. 63.600 (2011)
Total devengado 913.600
Liquidación.
Deducciones de nómina. (Conceptos a cargo del empleado)
Salud (4%). 850.000*0.04 = 34.000
Pensión (4%). 850.000*0.04= 34.000
Nota. Para efectos de la seguridad social no se tiene en cuenta el Auxilio de transporte.
Seguridad social a cargo del empleador.
Salud (12.5%). 850.000*0.125 = 106.250
Pensión (16.%). 850.000*0.16= 136.000
A.R.P. (Según la tabla). 850.000*.00522 = 4.437
Prestaciones sociales.
Prima de servicios. 913.600*0.0833 = 76.130
Cesantías. 913.600*0.0833 = 76.130
Intereses sobre las cesantías. 76.130*0.12 = 9.136
Vacaciones. 700.000*.0417 = 29.190
Nota:
1. El artículo 192 del C.S.T contempla que para el cálculo de las vacaciones no se tiene en cuenta el valor de las horas extras.
2. Para el cálculo de las Prestaciones sociales dentro de la base se debe incluir el Auxilio de transporte, excepto para las vacaciones. Solo se debe tomar el salario básico, puesto que en vacaciones no tendrá ni horas extras, comisiones ni trabajo suplementario.
3. Según la sentencia de septiembre 16 de 1958, de la Corte suprema de justicia, la base para el cálculo de la prima de servicios debe ser el salario promedio, lo que significa que se deben incluir tanto las comisiones como el trabajo suplementario y las horas extras.
4. Para el cálculo de las cesantías se debe tomar el salario promedio, lo que supone la inclusión de las comisiones, horas extras y trabajo suplementario.
5. Para el calculo de las vacaciones, por costumbre se provisional el 4.17% lo que corresponde exactamente a 15 días de salario, pero se debe tener en cuenta que a la hora de pagar la vacaciones se debe pagar aproximadamente 18 días de salario, toda vez que la norma habla de 15 días hábiles de descanso, lo que por lo general significan 18 días calendario. Recordemos que los domingos y festivos no son días hábiles. El sábado es día hábil solo si en la empresa se labora ese día, de lo contrario tampoco es día hábil.
Aportes parafiscales.
Cajas de compensación familiar (4%). 850.000*0.04 = 34.000.
I.C.B.F. (3%). 850.000*0.03 = 25.500.
Sena. (2%). 850.000*0.02 = 17.000.
Nota. Para el cálculo de los Aportes parafiscales se toma el valor total de la nómina. Mensual de la empresa, excluyendo el Auxilio de transporte que no es factor salarial.
Neto a pagar al empleado.
Total devengado 913.600 (-)
Salud 36.544
Pensión 36.544
Neto pagado 840.512
FORMATO EN EXCEL PARA LIQUIDAR NOMINA
[Excel] Modelo básico para la elaboración de la nómina para pago de salarios | Modelos y Formatos -actualicese.com
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